Description de tâches Aide de bureau dans la Région de l'Outaouais

Voyez à quoi ressemble le travail d’aide de bureau au Canada. Cette description de tâches s’applique à l’ensemble des Employés de soutien de bureau généraux/employées de soutien de bureau générales (CNP 14100).

Employés/employées de bureau - soutien général

Description

Les employés de bureau - soutien général préparent de la correspondance, des rapports, des relevés et d'autres documents, se servent du matériel de bureau, répondent au téléphone, vérifient, enregistrent et traitent des formulaires et des documents tels que des contrats et des demandes, et effectuent diverses tâches générales de bureau conformément aux méthodes établies. Ils travaillent dans les bureaux des secteurs public et privé.

Tâches et fonctions

Voici les tâches et activités principales que les Employés/employées de bureau - soutien général doivent effectuer, et certaines des exigences physiques que celles-ci impliquent :

• Employés de bureau – soutien général
• répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente;
• préparer de la correspondance, des rapports, des relevés, des formulaires, des présentations, des demandes et d'autres documents;
• traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
• photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
• envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
• tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
• aider à préparer l'ordre du jour des réunions, assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux;
• assister lors de procédures administratives, comme la dotation budgétaire, l'administration de contrats et les horaires de travail;
• trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents;
• coordonner, s'il y a lieu, le déroulement du travail des autres employés de soutien de bureau;
• effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales de comptabilité, telles que préparer des factures et des dépôts bancaires.
• Commis au classement
• scanner, trier et classer des documents selon les directives établies;
• trouver, récupérer ou faire des copies des documents à partir des dossiers suite aux demandes, et tenir des registres de matériaux classés ou empruntés;
• suivre les documents empruntés des dossiers pour s'assurer que les documents prêtés soient retournés.

Appellations d’emploi connexes

Voici quelques autres appellations d’emploi connexes en lien avec la même catégorie professionnelle (CNP 14100), ainsi qu’une liste de professions similaires :

• aide de bureau
• commis administratif/commis administrative
• commis au classement
• commis au système de classement des dossiers
• commis aux archives médicales
• commis aux dossiers d'aéronef
• commis aux dossiers et à la classification
• commis aux dossiers techniques
• commis aux garanties
• commis d'unité - hôpital
• commis de bureau
• employé/employée de bureau - soutien général

Sources Système d’information sur les professions et les compétences & Classification nationale des professions